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Mit einer objektiven Projektbewertung zu einem ausbalancierten Portfolio

Mit der Unterstützung von SPROUT


Mit einer objektiven Projektbewertung zu einem ausbalancierten Portfolio

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An den entscheidenden Zukunftsthemen arbeiten und Ressourcen gezielt auf die richtigen Projekte fokussieren


Ein Organisationbereich eines unserer Kunden, entwickelt innovative Technologien, Kompetenzen und Infrastruktur. Dafür müssen Anforderungen aus unterschiedlichen anderen Bereichen der Organisation erfüllt werden. Für die Entwicklungsprojekte werden sowohl Ressourcen aus Forschung und Entwicklung als auch aus anderen Bereichen benötigt.

Diese Ressourcen sind (wie immer) begrenzt und wie in jedem Unternehmen, stellt die Allokation dieser Ressourcen auf die wichtigsten Projekte eine große Herausforderung dar. Die unterschiedlichen Perspektiven der Beteiligten, die funktionale Aufgabenteilung an den Schnittstellen und Unklarheiten über strategische Prioritäten und Verantwortungsbereiche sorgen für Zielkonflikte und erschweren die einvernehmliche Priorisierung von Projekten und Maßnahmen. Beim Start der Initiative war gerade in einigen Bereichen die Anzahl der verfügbaren Projektressourcen deutlich reduziert worden, sodass die weiterhin hohe Zahl an laufenden Projekten nur einen sehr geringen und schwer erkennbaren Fortschritt aufwiesen. In der Vergangenheit waren bereits mehrere Anläufe zur Portfoliobereinigung unternommen worden, ohne allerdings den erhofften Erfolg herbeizuführen.

Durch die jüngsten organisatorischen Veränderungen bot sich bei unserem Kunden die vielversprechende Gelegenheit, gemeinsam mit den neuen Verantwortlichen die dem Portfolio zugrundeliegenden Regeln, Abläufe und Rollen neu und effektiver zu gestalten.


In einem robusten Verfahren die Projekte objektiv bewerten


Die Zielvorstellung war es, die richtigen Projekte mit ausreichenden Ressourcen auszustatten, um damit die Voraussetzung für Projekterfolg zu schaffen. Dafür war es notwendig, die Anzahl der Projekte im Einvernehmen mit dem Top Management, stark zu reduzieren, wofür abgestimmte Kriterien und ein einfaches, langfristig stabiles Verfahren benötigt wurden. Die Herausforderung dabei war, ein ausbalanciertes Portfolio zu definieren, das im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens stehen, und kurzfristige Wirkung und langfristigen Erfolg gleichermaßen berücksichtigen würde.

Von Beginn an waren sich alle Beteiligten über die Dringlichkeit dieses Projekts einig - wichtig war es jedoch sicherzustellen, dass auch das angestrebte Zielbild, von allen mitgetragen wurde.

Aus diesem Grund haben wir im Rahmen einer Blitzlichtanalyse zunächst Interviews mit Vertretern unterschiedlicher Anspruchsgruppen durchgeführt. In iterativen Sprints wurden aus den hierbei gesammelten Herausforderungen und Bedürfnissen erste konkrete Bewertungskriterien entwickelt. Diese wurden direkt an den aktuellen Projekten erprobt und weiter geschärft. So wie sich die Auswahlkriterien dabei im Laufe der Zeit stark weiterentwickelten, konnten auch der ökonomische und nachhaltige Mehrwert der einzelnen Projekte bei diesen Iterationen immer klarer herausgearbeitet werden.

Das Ergebnis war eine priorisierte Projektliste, die die Attraktivität der bestehenden Projekte aus einer gemeinsamen Perspektive heraus abbildete. Für eine ganzheitliche Portfoliobetrachtung im Unternehmenssinne, wurden diese vorpriorisierten Projekte nun auch nach weiteren erfolgsrelevanten Kriterien, wie der Abdeckung strategischer Fokusbereiche, der Kapitalintensität, der Amortisationszeit, dem Nachhaltigkeitsbeitrag u.s.w. bewertet.

Anhand dieser Bewertungsergebnisse wurde nun die für die Strategieerreichung bestmögliche Auswahl an Projekten getroffen. In einer kurzen Übergangszeit wurden anschließend alte Projekte geordnet beendet und die wichtigsten neuen Projekte schrittweise freigegeben. Unter Einbindung aller Experten und Entscheider, stand so am Ende ein von allen akzeptiertes und auf die Umsetzung der Unternehmensstrategie ausgerichtetes und ausbalanciertes Projektportfolio. Gleichzeitig war ein effizientes und bereits erprobtes Verfahren für die weitere Portfoliosteuerung etabliert.


Ein von allen akzeptiertes und auf die Umsetzung der Strategie ausgerichtetes Projektportfolio


Im Rückblick zeigt sich, dass der gewählte Ansatz, ein gemeinsames Problemverständnis zu entwickeln, und eine neue Form der Zusammenarbeit der operativen Teams mit den Entscheidern aufzubauen, für den schnellen und nachhaltigen Erfolg des Projekts ausschlaggebend gewesen ist. Es war die Grundvoraussetzung dafür, die Schwachstellen der aktuellen Situation zuverlässig zu erkennen und eine von allen geteilte Vorstellung davon zu entwickeln, was erreicht werden sollte.

Diese Basis ermöglichte es, dass die Vertreter aus den verschiedenen Unternehmensbereichen im Verlauf des Projekts zu einem starken Team zusammenwuchsen, das bei der Analyse und Bewertung der Projekte immer sicherer und schneller wurde. Damit war es möglich, die Attraktivität der sehr unterschiedlichen Projekte vergleichbar zu machen, und die in der Praxis auftretenden Herausforderungen angemessen zu berücksichtigen und im Team konstruktiv zu behandeln und zu klären.

Auch zwischen den Projekten und ihren Auftraggebern konnten durch die iterative Vorgehensweise und die agilen Formate der Zusammenarbeit etliche Missverständnisse ausgeräumt und die Kommunikation nachhaltig verbessert werden. Abläufe, Rollen, Kriterien und Regeln wurden aufgeschrieben und ausprobiert. So konnten sich Spielregeln etablieren, die Kommunikation und das Treffen von Entscheidungen nachhaltig erleichtert und die Art und Weise „wie wir hier arbeiten“ für alle positiv verändert haben.

Tatsächliche erlaubte es das kooperative Vorgehen, in den ersten vier Monaten insgesamt 85 Projekte zuverlässig zu bewerten, und ein Drittel davon einvernehmlich zu stoppen.

Es wurde möglich, die verfügbaren Ressourcen so auf die verbliebenen Projekte zu verteilen, dass sowohl alle strategischen Fokusbereiche abgedeckt wurden als auch alle Projekte einen deutlichen Beitrag zum Ergebnis sowie zur Erreichung der Nachhaltigkeitsziele beitrugen. Letztendlich wurden mit dieser Initiative die Voraussetzungen für eine erfolgreiche und schnelle Umsetzung der Unternehmensstrategie geschaffen, und die Erreichung der strategischen Ziele des Unternehmens mit großer Hebelwirkung unterstützt.

Um diesen Erfolg nachhaltig zu verankern, wurde je ein permanentes strategisches und ein operatives Team etabliert, dass auch in Zukunft einen stabilen Prozess zur Ausbalancierung und Fokussierung des Portfolios sicherstellt. Die neue Organisationsstruktur und insbesondere der R&D Bereich sind nun auch langfristig so aufgestellt, dass an den entscheidenden Zukunftsthemen gearbeitet wird, und dabei die Anforderungen der verschiedenen Organisationsbereiche erfüllt werden.


Nach den vorher unternommenen Versuchen hätten wir nicht gedacht, dass wir in so kurzer Zeit und mit so viel Schwung eine stabiles Verfahren etablieren können! Vielen Dank an SPROUT!

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